Datenschutz-Bestimmungen
Wir nehmen Ihre Privatsphäre sehr ernst. Bitte lesen Sie diese Datenschutzrichtlinie sorgfältig durch, da sie wichtige Informationen darüber enthält, wer wir sind und wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, speichern, verwenden und weitergeben. Sie erläutert auch Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und wie Sie uns oder Aufsichtsbehörden kontaktieren können, falls Sie eine Beschwerde haben.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, unterliegen wir der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in der gesamten Europäischen Union (einschließlich des Vereinigten Königreichs) gilt, und wir sind als „Verantwortlicher“ für diese personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO verantwortlich. Unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unterliegt Ihren Anweisungen, der DSGVO, anderen relevanten Gesetzen des Vereinigten Königreichs und der EU und unserer beruflichen Geheimhaltungspflicht.
Schlüsselbegriffe
Wir, uns, unsere
JPMIT/ConfirmSend
Unser Datenschutzbeauftragter
E-Mail: dpo@confirmsend.co
persönliche Daten
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen
Personenbezogene Daten der besonderen Kategorie
Personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen
Genetische und biometrische Daten
Daten zu Gesundheit, Sexualleben oder sexueller Orientierung
Personenbezogene Daten, die wir über Sie erheben
Hinweis: Wir erheben keinerlei Daten, dies kann sich jedoch ändern. In der folgenden Tabelle sind die personenbezogenen Daten aufgeführt, die wir möglicherweise erheben.
Personenbezogene Daten, die wir sammeln
Personenbezogene Daten, die wir möglicherweise sammeln
Ihr Name, Adresse und Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Angaben zu Ihrer professionellen Online-Präsenz.
Diese personenbezogenen Daten können erforderlich sein, damit wir Ihnen unseren Service anbieten können. Wenn Sie die von uns angeforderten personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann dies die Bereitstellung von Dienstleistungen für Sie verzögern oder verhindern.
Wie Ihre personenbezogenen Daten erfasst werden
Die meisten dieser Informationen erheben wir direkt von Ihnen. Wir können jedoch auch Informationen sammeln:
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aus öffentlich zugänglichen Quellen, zum Beispiel Companies House oder HM Grundbuchamt;
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direkt von einem Drittanbieter, zum Beispiel:
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Kunden-Due-Diligence-Anbieter;
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von einem Dritten mit Ihrer Zustimmung.
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über unsere Informationstechnologie (IT)-Systeme,
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automatisierte Überwachung unserer Websites und anderer technischer Systeme, wie z. B. unserer Computernetzwerke und -verbindungen, Kommunikationssysteme, E-Mail- und Instant-Messaging-Systeme;
Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden
Datenschutzrechtlich dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden, wenn wir dafür einen triftigen Grund haben, zum Beispiel:
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um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen;
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um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen oder um auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen;
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für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten; oder
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wo Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.
Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn wir einen geschäftlichen oder kommerziellen Grund haben, Ihre Daten zu verwenden, solange dies nicht durch Ihre eigenen Rechte und Interessen außer Kraft gesetzt wird.
Die folgende Tabelle erläutert, wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden (verarbeiten) und unsere Gründe dafür:
Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden
Unsere Gründe
Um Ihnen Dienstleistungen zu erbringen
Zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen
Durchführung von Kontrollen zur Identifizierung unserer Kunden und Überprüfung ihrer Identität
Screening auf finanzielle und andere Sanktionen oder Embargos
Sonstige Verarbeitung, die erforderlich ist, um beruflichen, gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, die für unser Unternehmen gelten, beispielsweise gemäß Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften oder Vorschriften unserer Berufsaufsichtsbehörde
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Sammeln und Bereitstellen von Informationen, die für Audits, Anfragen oder Untersuchungen durch Aufsichtsbehörden erforderlich sind oder sich darauf beziehen
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Sicherstellen, dass Geschäftsrichtlinien eingehalten werden, beispielsweise Richtlinien zur Sicherheit und Internetnutzung
Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten, dh um sicherzustellen, dass wir unsere eigenen internen Verfahren befolgen
Operative Gründe wie Effizienzsteigerung, Schulung und Qualitätskontrolle
Für unsere legitimen Interessen oder die eines Dritten, dh um so effizient wie möglich zu sein
Gewährleistung der Vertraulichkeit geschäftlich sensibler Informationen
Für unsere legitimen Interessen oder die eines Dritten, dh zum Schutz unseres geistigen Eigentums und anderer kommerziell wertvoller Informationen
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Statistische Analysen, die uns bei der Verwaltung unserer Praxis helfen, beispielsweise in Bezug auf unsere finanzielle Leistung, unseren Kundenstamm, die Art der Arbeit oder andere Effizienzmaßnahmen
Für unsere legitimen Interessen oder die eines Dritten, dh um so effizient wie möglich zu sein
Verhindern von unbefugtem Zugriff und Änderungen an Systemen
Für unsere legitimen Interessen oder die eines Dritten, dh um kriminelle Aktivitäten zu verhindern und aufzudecken, die uns und Ihnen schaden könnten
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Aktualisieren von Kundendatensätzen
Zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten, beispielsweise um sicherzustellen, dass wir mit unseren Kunden über bestehende und neue Dienstleistungen in Kontakt bleiben können
Gewährleistung sicherer Arbeitspraktiken, Personalverwaltung und Beurteilungen
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten, beispielsweise um sicherzustellen, dass wir unsere eigenen internen Verfahren befolgen
Vermarktung unserer Dienstleistungen an:
—bestehende und ehemalige Kunden
—Dritte, die zuvor ein Interesse an unseren Dienstleistungen bekundet haben
—Dritte, mit denen wir bisher keine Geschäfte hatten.
Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten, dh um unser Geschäft bei bestehenden und ehemaligen Kunden zu fördern
Bonitätsprüfungen über externe Wirtschaftsauskunfteien
Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten, dh zur Kreditkontrolle und um sicherzustellen, dass unsere Kunden wahrscheinlich in der Lage sind, für unsere Dienstleistungen zu bezahlen
Externe Audits und Qualitätsprüfungen, zum Beispiel die Prüfung unserer Buchhaltung
Für unsere legitimen Interessen oder die eines Dritten, dh um unsere Akkreditierungen aufrechtzuerhalten, damit wir nachweisen können, dass wir nach den höchsten Standards arbeiten
Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen
Die obige Tabelle gilt nicht für personenbezogene Daten besonderer Kategorien, die wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung verarbeiten.
Werbekommunikation
Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Ihnen Updates per E-Mail oder Post über rechtliche Entwicklungen zu senden, die für Sie von Interesse sein könnten, und/oder Informationen über unsere Dienstleistungen, einschließlich aller neuen Dienstleistungen, die wir möglicherweise anbieten.
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre personenbezogenen Daten für Werbezwecke zu verarbeiten (siehe oben „Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden“). Das bedeutet, dass wir normalerweise nicht Ihre Zustimmung benötigen, um Ihnen Werbemitteilungen zuzusenden. Wo jedoch eine Einwilligung erforderlich ist, werden wir diese gesondert und deutlich erfragen.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten stets mit größtem Respekt behandeln und sie niemals zu Marketingzwecken an andere Organisationen weitergeben.
Sie haben das Recht, den Erhalt von Werbemitteilungen jederzeit abzubestellen, indem Sie:
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Kontaktieren Sie uns über die E-Mail-Adresse unseres Datenschutzbeauftragten: dpo@confirmsend.co.
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über den Link „Abbestellen“.
Wir können Sie bitten, Ihre Marketingpräferenzen zu bestätigen oder zu aktualisieren, wenn Sie uns anweisen, in Zukunft weitere Dienstleistungen anzubieten, oder wenn sich Gesetze, Vorschriften oder die Struktur unseres Unternehmens ändern.
Mit wem wir Ihre personenbezogenen Daten teilen
Wir können personenbezogene Daten weitergeben an:
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unsere Versicherer und Makler;
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externe Wirtschaftsprüfer, zum Beispiel in Bezug auf die Prüfung unserer Konten;
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unsere Bank
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externe Dienstleister, Vertreter und Agenten, die wir einsetzen, um unser Geschäft effizienter zu gestalten, z. B. Schreibdienste, Marketingagenturen, Dokumentensortierung oder Analyseanbieter;
Wir gestatten unseren Dienstleistern nur dann den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, wenn wir davon überzeugt sind, dass sie angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen. Wir erlegen Dienstanbietern auch vertragliche Verpflichtungen auf, um sicherzustellen, dass sie Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden können, um Dienstleistungen für uns und Sie zu erbringen.
Wir können Informationen mit Strafverfolgungsbehörden und Aufsichtsbehörden offenlegen und austauschen, um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Möglicherweise müssen wir auch einige personenbezogene Daten an andere Parteien weitergeben, z. B. potenzielle Käufer einiger oder aller unserer Unternehmen oder während einer Umstrukturierung. Normalerweise werden Informationen anonymisiert, aber dies ist möglicherweise nicht immer möglich. Der Empfänger der Informationen wird zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an andere Dritte weitergeben.
Wo Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden
Wenn wir Ihre Daten speichern, können Informationen wie oben beschrieben in unseren Büros, Drittagenturen, Dienstleistern, Vertretern und Vertretern gespeichert werden (siehe „An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben“).
Einige dieser Drittparteien können ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Weitere Informationen, einschließlich darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten in diesem Fall schützen, finden Sie unten: „Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem EWR“.
Wie lange Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt werden
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als nötig aufbewahren – gemäß der standardmäßigen Datenaufbewahrungsrichtlinie. Wir werden dies aus einem der folgenden Gründe tun:
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um auf Fragen, Beschwerden oder Ansprüche von Ihnen oder in Ihrem Namen zu antworten;
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um zu zeigen, dass wir Sie fair behandelt haben;
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um gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen zu führen.
Wir werden Ihre Daten nicht länger als für die in dieser Richtlinie dargelegten Zwecke erforderlich aufbewahren. Für unterschiedliche Arten von Daten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem Kundenbrief/Geschäftsbedingungen.
Wenn die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich ist, werden wir sie löschen oder anonymisieren.
Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem EWR
Um Dienstleistungen für Sie erbringen zu können, ist es manchmal erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, zum Beispiel:
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mit Ihren und unseren Dienstleistern außerhalb des EWR;
-
wenn Sie außerhalb des EWR ansässig sind;
Diese Übertragungen unterliegen besonderen Vorschriften des europäischen und des britischen Datenschutzrechts.
Deine Rechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu, die Sie unentgeltlich ausüben können:
Zugang
Das Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
Berichtigung
Das Recht, von uns die Berichtigung etwaiger Fehler in Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen
Vergessen werden
Das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen – in bestimmten Situationen
Einschränkung der Verarbeitung
Das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – unter bestimmten Umständen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten
Datenübertragbarkeit
Das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder diese Daten – in bestimmten Situationen – an Dritte zu übermitteln
Zu widersprechen
Das Widerspruchsrecht:
—jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketing (einschließlich Profiling);
– in bestimmten anderen Situationen zu unserer weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, beispielsweise zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.
Nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall zu unterliegen
Das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt
Für weitere Informationen zu jedem dieser Rechte, einschließlich der Umstände, unter denen sie gelten, kontaktieren Sie uns bitte oder lesen Sie dieAnleitung des UK Information Commissioner’s Office (ICO) zu den Rechten des Einzelnen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
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Füllen Sie ein Anfrageformular für betroffene Personen aus – erhältlich bei unserem Datenschutzbeauftragten
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E-Mail, Anruf oder Brief an unseren Datenschutzbeauftragten – siehe unten: „So erreichen Sie uns“; und
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Geben Sie uns genügend Informationen, um Sie zu identifizieren [(z. B. Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse und die Referenznummer des Kunden oder der Angelegenheit)];
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lassen Sie uns einen Identitäts- und Adressnachweis zukommen (eine Kopie Ihres Führerscheins oder Reisepasses und eine aktuelle Strom- oder Kreditkartenabrechnung); und
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Teilen Sie uns mit, welches Recht Sie ausüben möchten und auf welche Informationen sich Ihre Anfrage bezieht.
Schutz Ihrer persönlichen Daten
Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder unrechtmäßig verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die einen echten geschäftlichen Bedarf haben, darauf zuzugreifen. Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, werden dies nur in autorisierter Weise tun und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.
Wir haben auch Verfahren eingerichtet, um mit mutmaßlichen Datenschutzverletzungen umzugehen. Wir werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über eine vermutete Verletzung der Datensicherheit informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Wenn Sie detaillierte Informationen von Get Safe Online wünschen, wie Sie Ihre Informationen und Ihre Computer und Geräte vor Betrug, Identitätsdiebstahl, Viren und vielen anderen Online-Problemen schützen können, besuchen Sie bittewww.getsafeonline.org. Get Safe Online wird von der britischen Regierung und führenden Unternehmen unterstützt.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wurde am 01.02.2018 veröffentlicht
Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern, wenn wir dies tun, werden wir Sie per E-Mail und durch Mitteilung auf unserer Website informieren.
Wie Sie uns erreichen
Bitte kontaktieren Sie uns per Post, E-Mail oder Telefon, wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder den Informationen haben, die wir über Sie gespeichert haben.
Unsere Kontaktdaten sind unten aufgeführt:
Unsere Kontaktdaten
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
BestätigenSenden
Canary Wharf,
London
E149AF
E-Mail: dpo@confirmsend.co
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Wenn Sie diese Richtlinie in einem anderen Format wünschen (z. B. Audio, Großdruck, Blindenschrift), wenden Sie sich bitte an uns (siehe „So erreichen Sie uns“ oben).