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プライバシーポリシー

 

私たちはあなたのプライバシーを非常に重視しています。このプライバシーポリシーには、当社が誰であるか、および当社がお客様の個人データを収集、保存、使用、および共有する方法と理由に関する重要な情報が含まれているため、注意深くお読みください。また、お客様の個人データに関するお客様の権利と、お客様が苦情を申し立てた場合に当社または監督当局に連絡する方法についても説明しています。

 

当社がお客様の個人データを使用する場合、当社は欧州連合全体 (英国を含む) に適用される一般データ保護規則 (GDPR) の下で規制されており、当社は GDPR の目的でその個人データの「管理者」として責任を負います。当社によるお客様の個人データの使用は、お客様の指示、GDPR、その他の関連する英国および EU の法律、および機密保持に関する当社の職務上の義務に従います。 

 

重要な用語

 

私たち、私たち、私たちの

JPMIT/確認送信

当社のデータ保護責任者

電子メール: dpo@confirmsend.co

個人データ

識別された、または識別可能な個人に関する情報

特別なカテゴリーの個人データ

人種的または民族的出身、政治的意見、宗教的信念、哲学的信念、または労働組合への加入を明らかにする個人データ

遺伝子および生体データ

健康、性生活または性的指向に関するデータ

 

当社が収集するお客様の個人データ

注: データは収集されませんが、これは変更される可能性があります。以下の表は、当社が収集する可能性のある個人データを示しています。

収集する個人データ 

当社が収集する可能性のある個人データ

お名前、ご住所、電話番号、メールアドレス

 

あなたのプロフェッショナルなオンライン プレゼンスの詳細。

この個人データは、当社がお客様にサービスを提供できるようにするために必要になる場合があります。当社が求める個人データをお客様が提供しない場合、お客様へのサービス提供が遅延または妨げられる可能性があります。

 

個人データの収集方法

この情報のほとんどは、お客様から直接収集します。ただし、次の情報も収集する場合があります: 

 

  • 公的にアクセス可能な情報源 (Company House や HM Land Registry など) から;

  • サードパーティから直接。たとえば:

 

  • クライアントのデューデリジェンスプロバイダー;

 

  • あなたの同意を得て第三者から。

 

  • 当社の情報技術 (IT) システムを介して、

 

  • 当社のウェブサイトおよびその他の技術システム (当社のコンピューター ネットワークおよび接続、通信システム、電子メールおよびインスタント メッセージング システムなど) の自動監視。

 

お客様の個人データを使用する方法と理由

データ保護法の下では、次のような正当な理由がある場合にのみ、お客様の個人データを使用することができます。

 

  • 当社の法的および規制上の義務を遵守するため。

  • お客様との契約を履行するため、または契約を締結する前にお客様の要求に応じて措置を講じるため。

  • 当社または第三者の正当な利益のため。また

  • 同意したところ。

正当な利益とは、ビジネス上または商業上の理由でお客様の情報を使用する場合です。

以下の表は、当社がお客様の個人データを使用 (処理) する目的と、その理由を説明しています。

 

当社がお客様の個人データを使用する目的

私たちの理由

お客様にサービスを提供するため

お客様との契約を履行するため、または契約を締結する前にお客様の要求に応じて措置を講じるため

お客様を特定し、その身元を確認するためのチェックの実施

金融およびその他の制裁または禁輸措置のスクリーニング

当社の事業に適用される専門的、法律的、および規制上の義務を遵守するために必要なその他の処理。たとえば、健康と安全に関する規制、または専門の規制当局によって発行された規則に基づいています。

法的および規制上の義務を遵守するため

規制機関による監査、問い合わせ、または調査に必要な、または関連する情報の収集および提供

法的および規制上の義務を遵守するため

セキュリティやインターネットの使用に関するポリシーなど、ビジネス ポリシーが遵守されていることを確認する

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、当社独自の内部手順に従っていることを確認するため

効率の向上、トレーニング、品質管理などの運用上の理由

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、できる限り効率的にするため

商業上の機密情報の機密性を確保する

当社または第三者の正当な利益のため、つまり当社の知的財産およびその他の商業的に価値のある情報を保護するため

法的および規制上の義務を遵守するため

財務実績、顧客基盤、仕事の種類、その他の効率性測定などに関連して、業務を管理するのに役立つ統計分析

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、できる限り効率的にするため

システムへの不正アクセスと改変の防止

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、当社およびお客様に損害を与える可能性のある犯罪行為を防止および検出するため

法的および規制上の義務を遵守するため

クライアント レコードの更新

お客様との契約を履行するため、または契約を締結する前にお客様の要求に応じて措置を講じるため

法的および規制上の義務を遵守するため

当社または第三者の正当な利益のため、たとえば、既存および新規のサービスについてクライアントと連絡を取り合うことができるようにするため

安全な作業慣行、スタッフの管理および評価の確保

法的および規制上の義務を遵守するため

当社または第三者の正当な利益のため、たとえば、当社が独自の内部手順に従っていることを確認するため

サービスのマーケティング:

—既存および以前のクライアント 

— 以前に当社のサービスに関心を示した第三者

—これまで取引を行ったことのない第三者。

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、既存および以前のクライアントに当社のビジネスを宣伝するため

外部信用照会機関による信用照会

当社または第三者の正当な利益のため、つまり信用管理のため、および当社のクライアントが当社のサービスに対して支払うことができる可能性が高いことを確認するため

アカウントの監査など、外部監査と品質チェック

当社または第三者の正当な利益のため、つまり、認定を維持して、最高水準で事業を行っていることを証明できるようにするため

法的および規制上の義務を遵守するため

上記の表は、特別なカテゴリの個人データには適用されず、明示的な同意がある場合にのみ処理されます。

 

プロモーションコミュニケーション

当社は、お客様の個人データを使用して、お客様が関心を持つ可能性のある法的進展に関する最新情報、および/または当社が提供する可能性のある新しいサービスを含む当社のサービスに関する情報を電子メールまたは投稿で送信する場合があります。

当社は、プロモーション目的でお客様の個人データを処理することに正当な関心を持っています (上記の「お客様の個人データを使用する方法と理由」を参照してください)。これは、通常、プロモーション コミュニケーションを送信するために、お客様の同意を必要としないことを意味します。ただし、同意が必要な場合は、別途明確に同意を求めます。

 

当社は常に最大限の敬意を払ってお客様の個人データを取り扱い、マーケティング目的で他の組織と共有することは決してありません。

お客様は、次の方法で、いつでもプロモーション コミュニケーションの受信をオプトアウトする権利を有します。

 

  • 当社のデータ保護責任者の電子メール (dpo@confirmsend.co) でご連絡ください。

  • 「登録解除」リンクを使用する

 

今後さらにサービスを提供するようお客様から指示があった場合、または法律、規制、または当社の事業構造に変更があった場合、お客様のマーケティング設定を確認または更新するようお願いする場合があります。

 

個人データの共有先

個人データを以下と共有する場合があります。

 

  • 当社の保険会社およびブローカー。

  • たとえば、当社の会計監査に関連する外部監査人。

  • 当行

  • タイピングサービス、マーケティング代理店、文書照合または分析サプライヤーなど、ビジネスをより効率的にするために使用する外部サービスサプライヤー、代表者、およびエージェント。

当社は、当社のサービス プロバイダーがお客様の個人データを保護するために適切な措置を講じていると確信した場合にのみ、お客様の個人データの処理を許可します。また、当社は、サービス プロバイダーに対して、当社およびお客様にサービスを提供する目的でのみお客様の個人データを使用できるようにすることに関する契約上の義務を課します。

当社は、法的および規制上の義務を遵守するために、法執行機関および規制機関と情報を開示および交換する場合があります。 

また、一部またはすべての事業の潜在的な買い手など、または再構築中に、一部の個人データを他の当事者と共有する必要がある場合があります。通常、情報は匿名化されますが、これが常に可能であるとは限りません。情報の受信者は守秘義務に拘束されます. 

お客様の個人データを他の第三者と共有することはありません。

 

個人データの保管場所

当社がお客様のデータを保持する場合、情報は、上記のとおり、当社のオフィス、第三者機関、サービス プロバイダー、代表者、および代理店で保持される場合があります (「お客様の個人データを共有する相手」を参照してください)。

これらの第三者の一部は、欧州経済地域外に拠点を置く場合があります。これが発生した場合の個人データの保護方法を含む詳細については、以下を参照してください:「EEA からの個人データの転送」。

 

あなたの個人データが保持される期間

標準のデータ保持ポリシーに従って、必要以上に個人データを保持しません。これは、次のいずれかの理由で行います。

 

  • お客様またはお客様に代わって行われた質問、苦情、または請求に対応するため。

  • 私たちがあなたを公正に扱ったことを示すため。

  • 法律で義務付けられている記録を保持するため。

このポリシーに定められた目的のために、必要以上に長くあなたのデータを保持することはありません。異なるタイプのデータには異なる保持期間が適用されます。これに関する詳細は、クライアントケアレター/取引条件に記載されています。

お客様の個人データを保持する必要がなくなった場合、当社はそれを削除または匿名化します。

 

EEA からの個人データの転送

お客様にサービスを提供するために、欧州経済領域 (EEA) 外でお客様の個人データを共有することが必要になる場合があります。たとえば、次のような場合です。

 

  • EEA 外にあるお客様および当社のサービス プロバイダーとの間。

  • お客様が EEA 外に拠点を置いている場合。

これらの転送は、欧州および英国のデータ保護法に基づく特別な規則の対象となります。

 

あなたの権利

お客様には、無料で行使できる次の権利があります。

 

アクセス

個人データのコピーを提供される権利 

整流

お客様の個人データの間違いを修正するよう当社に要求する権利

忘れられる

特定の状況において、お客様の個人データを削除するよう当社に要求する権利

処理の制限

データの正確性に異議を唱える場合など、特定の状況において、お客様の個人データの処理を制限するよう当社に要求する権利

データの移植性

特定の状況において、お客様が当社に提供した個人データを、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取り、および/またはそのデータを第三者に送信する権利

物申す

反対する権利:

—ダイレクトマーケティング(プロファイリングを含む)のために処理されているあなたの個人データに対していつでも。

— その他の特定の状況において、当社がお客様の個人データを継続して処理すること (たとえば、当社の正当な利益のために行われる処理など)。

自動化された個別の意思決定の対象にならない

自動化された処理 (プロファイリングを含む) のみに基づく決定の対象とならない権利

これらの権利が適用される状況を含む各権利の詳細については、当社までお問い合わせいただくか、一般データ保護規則に基づく個人の権利に関する英国情報コミッショナー事務局 (ICO) のガイダンス.

これらの権利のいずれかを行使したい場合は、次のようにしてください。

 

  • データ主体の要求フォームに記入します—データ保護責任者から入手できます

  • 当社のデータ保護責任者に電子メール、電話、または書面でご連絡ください。以下を参照してください。「当社への連絡方法」。と

  • あなたを特定するのに十分な情報を提供してください [(例えば、あなたのフルネーム、住所、クライアントまたは案件参照番号)];

  • お客様の身元と住所の証明 (運転免許証またはパスポートのコピー、および最近の公共料金またはクレジット カードの請求書) を当社に提出してください。と

  • お客様が行使したい権利と、お客様の要求に関連する情報をお知らせください。

 

個人データを安全に保つ

当社は、個人データが誤って失われたり、違法に使用またはアクセスされたりするのを防ぐための適切なセキュリティ対策を講じています。当社は、お客様の個人データへのアクセスを、業務上アクセスする真の必要性がある人に限定しています。お客様の情報を処理する者は、承認された方法でのみこれを行い、守秘義務を負います。

また、データセキュリティ違反の疑いがある場合に対処するための手順も用意しています。法的に義務付けられている場合、データセキュリティ違反の疑いがある場合は、お客様と該当する規制当局に通知します。

Get Safe Online から、詐欺、個人情報の盗難、ウイルス、およびその他の多くのオンラインの問題から情報、コンピューター、およびデバイスを保護する方法に関する詳細情報が必要な場合は、次の Web サイトにアクセスしてください。www.getsafeonline.org. Get Safe Online は、HM 政府と主要企業によってサポートされています。

このプライバシー ポリシーの変更

このプライバシー ポリシーは 2018 年 2 月 1 日に公開されました

このプライバシー ポリシーは随時変更される場合があります。その場合は、電子メールおよび Web サイトで通知します。

 

お問い合わせ方法

このプライバシーポリシーまたは当社が保持するお客様の情報についてご質問がある場合は、郵送、電子メール、または電話でお問い合わせください。

連絡先の詳細は以下のとおりです。

連絡先の詳細

当社のデータ保護責任者の連絡先の詳細

確認送信

カナリーワーフ、

ロンドン

E149AF

電子メール: dpo@confirmsend.co

 

 

追加のヘルプが必要ですか?

このポリシーを別の形式 (音声、大きな活字、点字など) でご希望の場合は、お問い合わせください (上記の「お問い合わせ方法」を参照)。

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