Privacybeleid

 

Wij nemen uw privacy zeer serieus. Lees dit privacybeleid aandachtig door, want het bevat belangrijke informatie over wie we zijn en hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Het legt ook uit wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe u contact met ons of toezichthoudende autoriteiten kunt opnemen als u een klacht heeft.

 

Wanneer we uw persoonlijke gegevens gebruiken, vallen we onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die van toepassing is in de hele Europese Unie (inclusief in het Verenigd Koninkrijk) en zijn we verantwoordelijk als 'verwerkingsverantwoordelijke' van die persoonlijke gegevens voor de doeleinden van de AVG. Ons gebruik van uw persoonlijke gegevens is onderworpen aan uw instructies, de AVG, andere relevante Britse en EU-wetgeving en onze professionele geheimhoudingsplicht. 

 

Sleutelbegrippen

 

Wij, wij, onze

JPMIT/Bevestig Verzenden

Onze functionaris voor gegevensbescherming

E-mail: dpo@confirmsend.co

Persoonlijke gegevens

Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon

Bijzondere categorie persoonsgegevens

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken

Genetische en biometrische gegevens

Gegevens over gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid

 

Persoonsgegevens die we over u verzamelen

Opmerking: we verzamelen geen enkele gegevens, maar dit kan aan verandering onderhevig zijn. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de persoonsgegevens die we kunnen verzamelen.

Persoonlijke gegevens die we zullen verzamelen 

Persoonsgegevens die we kunnen verzamelen

Uw naam, adres en telefoonnummer, e-mailadres

 

Details van uw professionele online aanwezigheid.

Deze persoonsgegevens kunnen nodig zijn om ons in staat te stellen onze service aan u te verlenen. Als u de persoonsgegevens waar wij om vragen niet verstrekt, kan dit ons vertragen of verhinderen om u diensten te verlenen.

 

Hoe uw persoonsgegevens worden verzameld

We verzamelen de meeste van deze informatie rechtstreeks van u. We kunnen echter ook informatie verzamelen: 

 

• uit openbaar toegankelijke bronnen, bijvoorbeeld Companies House of HM Kadaster;

• rechtstreeks van een derde partij, bijvoorbeeld:

 

• aanbieders van cliëntenonderzoek;

 

• van een derde partij met uw toestemming.

 

• via onze informatietechnologie (IT) systemen,

 

• geautomatiseerde monitoring van onze websites en andere technische systemen, zoals onze computernetwerken en -verbindingen, communicatiesystemen, e-mail- en instant messaging-systemen;

 

Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben, bijvoorbeeld:

 

• om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;

• voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract aan te gaan;

• voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; of

• waar u toestemming heeft gegeven.

Een legitiem belang is wanneer we een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken, zolang dit niet terzijde wordt geschoven door uw eigen rechten en belangen.

In onderstaande tabel wordt uitgelegd waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken (verwerken) en onze redenen daarvoor:

 

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens

Onze redenen

Om u van dienst te zijn

Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract aan te gaan

Controles uitvoeren om onze klanten te identificeren en hun identiteit te verifiëren

Screening op (financiële) sancties of embargo's

Andere verwerking die nodig is om te voldoen aan professionele, wettelijke en reglementaire verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf, bijvoorbeeld onder gezondheids- en veiligheidsregelgeving of regels uitgevaardigd door onze professionele toezichthouder

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Het verzamelen en verstrekken van informatie vereist door of met betrekking tot audits, onderzoeken of onderzoeken door regelgevende instanties

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd, bijvoorbeeld beleid met betrekking tot beveiliging en internetgebruik

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om ervoor te zorgen dat we onze eigen interne procedures volgen

Operationele redenen, zoals efficiëntieverbetering, training en kwaliteitscontrole

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om zo efficiënt mogelijk te zijn

Zorgen voor de vertrouwelijkheid van commercieel gevoelige informatie

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om ons intellectuele eigendom en andere commercieel waardevolle informatie te beschermen

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Statistische analyse om ons te helpen onze praktijk te beheren, bijvoorbeeld met betrekking tot onze financiële prestaties, klantenbestand, werktype of andere efficiëntiemaatregelen

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om zo efficiënt mogelijk te zijn

Voorkomen van onbevoegde toegang tot en wijziging van systemen

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om criminele activiteiten te voorkomen en op te sporen die schadelijk kunnen zijn voor ons en voor u

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Klantendossiers bijwerken

Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract aan te gaan

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Voor onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde partij, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat we contact kunnen houden met onze klanten over bestaande en nieuwe diensten

Zorgen voor veilig werken, personeelsadministratie en beoordelingen

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat we onze eigen interne procedures volgen

Marketing van onze diensten om:

—bestaande en voormalige klanten 

—derden die eerder interesse hebben getoond in onze diensten

—derden met wie we nog niet eerder te maken hebben gehad.

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om ons bedrijf te promoten bij bestaande en voormalige klanten

Kredietreferentiecontroles via externe kredietreferentiebureaus

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz voor kredietcontrole en om ervoor te zorgen dat onze klanten waarschijnlijk in staat zullen zijn om voor onze diensten te betalen

Externe audits en kwaliteitscontroles, bijvoorbeeld de controle van onze jaarrekening

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dwz om onze accreditaties te behouden, zodat we kunnen aantonen dat we volgens de hoogste normen werken

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Bovenstaande tabel is niet van toepassing op bijzondere persoonsgegevens, deze verwerken wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

 

Promotionele communicatie

We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u per e-mail of post updates te sturen over juridische ontwikkelingen die voor u van belang kunnen zijn en/of informatie over onze diensten, inclusief eventuele nieuwe diensten die wij mogelijk aanbieden.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor promotionele doeleinden (zie hierboven 'Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken'). Dit betekent dat we gewoonlijk uw toestemming niet nodig hebben om u promotionele berichten te sturen. Waar echter toestemming nodig is, zullen we apart en duidelijk om deze toestemming vragen.

 

We zullen uw persoonlijke gegevens altijd met het grootste respect behandelen en nooit delen met andere organisaties voor marketingdoeleinden.

U hebt het recht om op elk moment af te zien van het ontvangen van promotionele communicatie door:

 

• contact met ons opnemen via onze functionaris voor gegevensbescherming via e-mail: dpo@confirmsend.co.

• via de link 'afmelden'

 

We kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons opdracht geeft om in de toekomst verdere diensten te verlenen, of als er veranderingen zijn in de wet, regelgeving of de structuur van ons bedrijf.

 

Met wie we uw persoonsgegevens delen

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

 

• onze verzekeraars en makelaars;

• externe accountants, bijvoorbeeld in het kader van de controle van onze jaarrekening;

• onze bank

• externe dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten die we gebruiken om ons bedrijf efficiënter te maken, bijvoorbeeld typediensten, marketingbureaus, leveranciers van documentverzameling of analyse;

We staan onze dienstverleners alleen toe om uw persoonlijke gegevens te verwerken als we ervan overtuigd zijn dat ze passende maatregelen nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We leggen ook contractuele verplichtingen op aan dienstverleners om ervoor te zorgen dat ze uw persoonlijke gegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan u te verlenen.

We kunnen informatie vrijgeven en uitwisselen met wetshandhavingsinstanties en regelgevende instanties om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen. 

Het is mogelijk dat we sommige persoonsgegevens ook moeten delen met andere partijen, zoals potentiële kopers van (een deel van) ons bedrijf of tijdens een herstructurering. Meestal wordt de informatie geanonimiseerd, maar dit is niet altijd mogelijk. De ontvanger van de informatie is gebonden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen. 

We zullen uw persoonlijke gegevens niet delen met andere derden.

 

Waar uw persoonlijke gegevens worden bewaard

Als we uw gegevens bewaren, kan informatie worden bewaard in onze kantoren, externe agentschappen, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven (zie 'Met wie we uw persoonlijke gegevens delen').

Sommige van deze derden kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. Voor meer informatie, onder meer over hoe we uw persoonsgegevens beschermen wanneer dit gebeurt, zie hieronder: 'Overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER'.

 

Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard

We zullen uw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is - volgens het standaard gegevensbewaringsbeleid. We doen dit om een van deze redenen:

 

• om te reageren op vragen, klachten of claims die door u of namens u zijn ingediend;

• om te laten zien dat we u eerlijk hebben behandeld;

• een wettelijk verplichte administratie bijhouden.

We zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de in dit beleid uiteengezette doeleinden. Voor verschillende soorten gegevens gelden verschillende bewaartermijnen. Verdere details hierover zijn beschikbaar in onze klantenzorgbrief/bedrijfsvoorwaarden.

Wanneer het niet langer nodig is om uw persoonsgegevens te bewaren, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren.

 

Overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER

Om diensten aan u te kunnen leveren, is het soms nodig dat wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) delen, bijvoorbeeld:

 

• met uw en onze dienstverleners buiten de EER;

• als u buiten de EER gevestigd bent;

Deze overdrachten zijn onderworpen aan speciale regels onder de Europese en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.

 

Jou rechten

U heeft de volgende rechten, die u kosteloos kunt uitoefenen:

 

Toegang

Het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen 

Rectificatie

Het recht om van ons te verlangen dat wij eventuele fouten in uw persoonsgegevens corrigeren

Om vergeten te worden

Het recht om van ons te eisen dat we uw persoonlijke gegevens verwijderen - in bepaalde situaties

Beperking van verwerking

Het recht om van ons te eisen dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken - in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist

Overdraagbaarheid van gegevens

Het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en/of om die gegevens aan een derde partij over te dragen - in bepaalde situaties

Bezwaar maken

Het recht om bezwaar te maken:

—op elk moment dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing (inclusief profilering);

—in bepaalde andere situaties op onze voortdurende verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld verwerking die wordt uitgevoerd ten behoeve van onze legitieme belangen.

Niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde individuele besluitvorming

Het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft

Voor meer informatie over elk van deze rechten, inclusief de omstandigheden waarin ze van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen of deRichtlijnen van het Britse Information Commissioner's Office (ICO) over de rechten van personen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u:

 

• een aanvraagformulier voor gegevenssubjecten invullen, verkrijgbaar bij onze functionaris voor gegevensbescherming

• e-mail, bel of schrijf naar onze functionaris voor gegevensbescherming - zie hieronder: 'Contact met ons opnemen'; en

• ons voldoende informatie te geven om u te identificeren [(bijvoorbeeld uw volledige naam, adres en klant- of zaakreferentienummer)];

• ons een bewijs van uw identiteit en adres te geven (een kopie van uw rijbewijs of paspoort en een recente energie- of creditcardrekening); en

• laat ons weten van welk recht u gebruik wilt maken en op welke informatie uw verzoek betrekking heeft.

 

Uw persoonlijke gegevens veilig houden

We hebben passende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, of onrechtmatig worden gebruikt of geopend. We beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot degenen die een echte zakelijke behoefte hebben om er toegang toe te hebben. Degenen die uw informatie verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben ook procedures om te gaan met elke vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging. We zullen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Als u gedetailleerde informatie wilt van Get Safe Online over hoe u uw informatie en uw computers en apparaten kunt beschermen tegen fraude, identiteitsdiefstal, virussen en vele andere online problemen, gaat u naarwww.getsafeonline.org. Get Safe Online wordt ondersteund door HM Government en toonaangevende bedrijven.

​

Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacybeleid is gepubliceerd op 02 01 2018

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, wanneer we dat doen zullen we u hiervan op de hoogte stellen via e-mail en door middel van een kennisgeving op onze website.

 

Hoe u contact met ons kunt opnemen

Neem contact met ons op via post, e-mail of telefoon als u vragen heeft over dit privacybeleid of de informatie die wij over u bewaren.

Onze contactgegevens vindt u hieronder:

Onze contactgegevens

De contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming

BevestigVerzenden

Canarische Wharf,

Londen

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Heeft u extra hulp nodig?

Als u dit beleid in een ander formaat wilt hebben (bijvoorbeeld audio, grote letters, braille), neem dan contact met ons op (zie 'Hoe u contact met ons kunt opnemen' hierboven).