Personvernerklæring

 

Vi tar personvernet ditt svært alvorlig. Vennligst les denne personvernerklæringen nøye, siden den inneholder viktig informasjon om hvem vi er og hvordan og hvorfor vi samler inn, lagrer, bruker og deler dine personopplysninger. Den forklarer også dine rettigheter i forhold til dine personopplysninger og hvordan du kontakter oss eller tilsynsmyndigheter i tilfelle du har en klage.

 

Når vi bruker personopplysningene dine, er vi regulert under den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) som gjelder i hele EU (inkludert i Storbritannia), og vi er ansvarlige som "kontrollør" av disse personopplysningene i henhold til GDPR. Vår bruk av dine personopplysninger er underlagt dine instruksjoner, GDPR, annen relevant britisk og EU-lovgivning og vår profesjonelle taushetsplikt. 

 

Nøkkelord

 

Vi, oss, våre

JPMIT/BekreftSend

Vår databeskyttelsesansvarlig

E-post: dpo@confirmsend.co

Personlig informasjon

All informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar person

Spesialkategori personopplysninger

Personopplysninger som avslører rase eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøse overbevisninger, filosofiske overbevisninger eller fagforeningsmedlemskap

Genetiske og biometriske data

Data om helse, sexliv eller seksuell legning

 

Personopplysninger vi samler inn om deg

Merk: vi samler ikke inn noen data, men dette kan endres. Tabellen nedenfor viser personopplysningene vi kan samle inn.

Personopplysninger vi vil samle inn 

Personopplysninger vi kan samle inn

Ditt navn, adresse og telefonnummer, e-postadresse

 

Detaljer om din profesjonelle online tilstedeværelse.

Disse personopplysningene kan være nødvendige for at vi skal kunne yte tjenesten vår til deg. Hvis du ikke oppgir personopplysninger vi ber om, kan det forsinke eller hindre oss i å levere tjenester til deg.

 

Hvordan dine personopplysninger samles inn

Vi samler inn mesteparten av denne informasjonen direkte fra deg. Vi kan imidlertid også samle inn informasjon: 

 

• fra offentlig tilgjengelige kilder, for eksempel Companies House eller HM Land Registry;

• direkte fra en tredjepart, for eksempel:

 

• leverandører av kundedue diligence;

 

• fra en tredjepart med ditt samtykke.

 

• via våre informasjonsteknologisystemer (IT),

 

• automatisert overvåking av nettsidene våre og andre tekniske systemer, slik som datanettverk og tilkoblinger, kommunikasjonssystemer, e-post og direktemeldingssystemer;

 

Hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger

I henhold til databeskyttelsesloven kan vi bare bruke dine personopplysninger hvis vi har en riktig grunn til å gjøre det, for eksempel:

 

• for å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser;

• for gjennomføring av vår kontrakt med deg eller for å ta skritt på din forespørsel før du inngår en kontrakt;

• for våre eller en tredjeparts legitime interesser; eller

• hvor du har gitt samtykke.

En legitim interesse er når vi har en forretningsmessig eller kommersiell grunn til å bruke informasjonen din, så lenge dette ikke overstyres av dine egne rettigheter og interesser.

Tabellen nedenfor forklarer hva vi bruker (behandler) personopplysningene dine til og grunnene våre for å gjøre det:

 

Hva vi bruker dine personopplysninger til

Våre grunner

For å tilby tjenester til deg

For gjennomføring av vår kontrakt med deg eller for å ta skritt på din forespørsel før du inngår en kontrakt

Gjennomføre kontroller for å identifisere våre kunder og bekrefte identiteten deres

Screening for økonomiske og andre sanksjoner eller embargoer

Annen behandling som er nødvendig for å overholde faglige, juridiske og regulatoriske forpliktelser som gjelder for vår virksomhet, for eksempel under helse- og sikkerhetsforskrifter eller regler utstedt av vår profesjonelle regulator

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

Innhente og gi informasjon som kreves av eller er knyttet til revisjoner, forespørsler eller undersøkelser fra tilsynsorganer

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

Sikre at forretningsretningslinjer blir overholdt, for eksempel retningslinjer som dekker sikkerhet og internettbruk

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for å sikre at vi følger våre egne interne prosedyrer

Operasjonelle årsaker, som forbedring av effektivitet, opplæring og kvalitetskontroll

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. å være så effektive vi kan

Sikre konfidensialiteten til kommersielt sensitiv informasjon

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for å beskytte vår immaterielle eiendom og annen kommersielt verdifull informasjon

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

Statistisk analyse for å hjelpe oss med å administrere vår praksis, for eksempel i forhold til våre økonomiske resultater, kundebase, arbeidstype eller andre effektivitetsmål

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. å være så effektive vi kan

Forhindre uautorisert tilgang og modifikasjoner av systemer

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. å forhindre og oppdage kriminell aktivitet som kan være skadelig for oss og for deg

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

Oppdatering av klientoppføringer

For gjennomføring av vår kontrakt med deg eller for å ta skritt på din forespørsel før du inngår en kontrakt

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

For våre legitime interesser eller de til en tredjepart, for eksempel å sørge for at vi kan holde kontakten med våre kunder om eksisterende og nye tjenester

Sikre sikker arbeidspraksis, personaladministrasjon og vurderinger

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, for eksempel for å sikre at vi følger våre egne interne prosedyrer

Markedsføring av våre tjenester til:

—eksisterende og tidligere klienter 

—tredjeparter som tidligere har uttrykt interesse for våre tjenester

— Tredjeparter som vi ikke har hatt noen tidligere forretninger med.

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for å markedsføre vår virksomhet overfor eksisterende og tidligere kunder

Kredittreferansesjekker via eksterne kredittreferansebyråer

For våre legitime interesser eller en tredjeparts interesser, dvs. for kredittkontroll og for å sikre at våre kunder sannsynligvis vil være i stand til å betale for våre tjenester

Ekstern revisjon og kvalitetskontroll, for eksempel revisjon av vårt regnskap

For våre eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for å opprettholde våre akkrediteringer slik at vi kan demonstrere at vi opererer etter de høyeste standarder

For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser

Tabellen ovenfor gjelder ikke for spesielle kategorier av personopplysninger, som vi kun vil behandle med ditt uttrykkelige samtykke.

 

Salgsfremmende kommunikasjon

Vi kan bruke dine personopplysninger til å sende deg oppdateringer via e-post eller post om juridisk utvikling som kan være av interesse for deg og/eller informasjon om våre tjenester, inkludert eventuelle nye tjenester som vi kan tilby.

Vi har en legitim interesse i å behandle dine personopplysninger for reklameformål (se ovenfor 'Hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger'). Dette betyr at vi vanligvis ikke trenger ditt samtykke for å sende deg reklamekommunikasjon. Der det imidlertid er behov for samtykke, vil vi be om dette samtykket separat og tydelig.

 

Vi vil alltid behandle dine personopplysninger med den største respekt og aldri dele dem med andre organisasjoner for markedsføringsformål.

Du har rett til å velge bort å motta reklamemeldinger når som helst ved å:

 

• kontakte oss via vår databeskyttelsesansvarlige e-post: dpo@confirmsend.co.

• ved å bruke lenken "avslutt abonnement".

 

Vi kan be deg om å bekrefte eller oppdatere dine markedsføringspreferanser hvis du ber oss om å tilby ytterligere tjenester i fremtiden, eller hvis det er endringer i lover, forskrifter eller strukturen til virksomheten vår.

 

Hvem vi deler dine personopplysninger med

Vi kan dele personopplysninger med:

 

• våre forsikringsselskaper og meglere;

• eksterne revisorer, for eksempel i forhold til revisjon av vårt regnskap;

• banken vår

• eksterne tjenesteleverandører, representanter og agenter som vi bruker for å effektivisere virksomheten vår, for eksempel skrivetjenester, markedsføringsbyråer, dokumentsamling eller analyseleverandører;

Vi tillater bare tjenesteleverandørene våre å håndtere dine personopplysninger hvis vi er overbevist om at de tar passende tiltak for å beskytte dine personopplysninger. Vi pålegger også tjenesteleverandører kontraktsmessige forpliktelser for å sikre at de kun kan bruke dine personopplysninger til å yte tjenester til oss og deg.

Vi kan avsløre og utveksle informasjon med rettshåndhevende byråer og reguleringsorganer for å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser. 

Vi kan også trenge å dele noen personopplysninger med andre parter, for eksempel potensielle kjøpere av deler av eller hele virksomheten vår eller under en omstrukturering. Vanligvis vil informasjon bli anonymisert, men dette er kanskje ikke alltid mulig. Mottakeren av informasjonen vil være bundet av taushetsplikt. 

Vi vil ikke dele dine personlige data med noen annen tredjepart.

 

Hvor dine personopplysninger oppbevares

Hvis vi oppbevarer dataene dine, kan informasjon oppbevares på våre kontorer, tredjepartsbyråer, tjenesteleverandører, representanter og agenter som beskrevet ovenfor (se 'Hvem vi deler dine personopplysninger med').

Noen av disse tredjepartene kan være basert utenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. For mer informasjon, inkludert hvordan vi beskytter dine personopplysninger når dette skjer, se nedenfor: 'Overføre dine personopplysninger ut av EØS'.

 

Hvor lenge dine personopplysninger vil bli oppbevart

Vi oppbevarer ikke personopplysningene dine lenger enn nødvendig – i henhold til standard retningslinjer for datalagring. Vi vil gjøre det av en av disse grunnene:

 

• å svare på spørsmål, klager eller krav fremsatt av deg eller på dine vegne;

• for å vise at vi behandlet deg rettferdig;

• å føre journaler som er lovpålagt.

Vi vil ikke oppbevare dataene dine lenger enn nødvendig for formålene angitt i denne policyen. Ulike oppbevaringsperioder gjelder for ulike typer data. Ytterligere detaljer om dette er tilgjengelig i vårt kundeservicebrev/forretningsvilkår.

Når det ikke lenger er nødvendig å beholde dine personopplysninger, vil vi slette eller anonymisere dem.

 

Overføring av dine personopplysninger ut av EØS

For å levere tjenester til deg er det noen ganger nødvendig for oss å dele dine personopplysninger utenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), for eksempel:

 

• med din og våre tjenesteleverandører utenfor EØS;

• hvis du er basert utenfor EØS;

Disse overføringene er underlagt spesielle regler under europeisk og britisk databeskyttelseslov.

 

Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter, som du kan utøve gratis:

 

Adgang

Retten til å få en kopi av dine personopplysninger 

Utbedring

Retten til å kreve at vi retter eventuelle feil i dine personopplysninger

Å bli glemt

Retten til å kreve at vi sletter dine personopplysninger – i visse situasjoner

Begrensning av behandling

Retten til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger – under visse omstendigheter, for eksempel hvis du bestrider nøyaktigheten av dataene

Dataportabilitet

Retten til å motta personopplysningene du har gitt oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format og/eller overføre disse dataene til en tredjepart – i visse situasjoner

Å protestere

Rett til å protestere:

– når som helst til dine personopplysninger blir behandlet for direkte markedsføring (inkludert profilering);

– i visse andre situasjoner til vår fortsatte behandling av dine personopplysninger, for eksempel behandling utført for formålet med våre legitime interesser.

Ikke å være gjenstand for automatiserte individuelle beslutninger

Retten til ikke å bli underlagt en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling (inkludert profilering) som gir rettsvirkninger for deg eller på lignende måte påvirker deg betydelig

For ytterligere informasjon om hver av disse rettighetene, inkludert omstendighetene de gjelder under, vennligst kontakt oss eller seVeiledning fra UK Information Commissioner's Office (ICO) om enkeltpersoners rettigheter under den generelle databeskyttelsesforordningen.

Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, vennligst:

 

• fyll ut et forespørselsskjema for registrerte – tilgjengelig fra vår databeskyttelsesansvarlig

• e-post, ring eller skriv til vår databeskyttelsesansvarlige – se nedenfor: 'Hvordan kontakte oss'; og

• la oss få nok informasjon til å identifisere deg [(for eksempel ditt fulle navn, adresse og klient- eller saksreferansenummer)];

• la oss få bevis på din identitet og adresse (en kopi av førerkortet eller passet og en nylig bruks- eller kredittkortregning); og

• gi oss beskjed om hvilken rett du ønsker å utøve og informasjonen som forespørselen din gjelder.

 

Holde dine personlige data sikre

Vi har hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å forhindre at personopplysninger ved et uhell går tapt, eller brukes eller får tilgang til ulovlig. Vi begrenser tilgangen til dine personopplysninger til de som har et reelt forretningsbehov for å få tilgang til dem. De som behandler informasjonen din vil kun gjøre det på en autorisert måte og er underlagt taushetsplikt.

Vi har også prosedyrer på plass for å håndtere ethvert mistenkt datasikkerhetsbrudd. Vi vil varsle deg og enhver gjeldende regulator om et mistenkt datasikkerhetsbrudd der vi er juridisk pålagt å gjøre det.

Hvis du vil ha detaljert informasjon fra Get Safe Online om hvordan du kan beskytte informasjonen din og datamaskinene og enhetene dine mot svindel, identitetstyveri, virus og mange andre nettproblemer, vennligst besøkwww.getsafeonline.org. Get Safe Online støttes av HM Government og ledende virksomheter.

​

Endringer i denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen ble publisert 02 01 2018

Vi kan endre denne personvernreglene fra tid til annen, når vi gjør det vil vi informere deg via e-post og ved varsel på nettstedet vårt.

 

Hvordan kontakte oss

Ta kontakt med oss via post, e-post eller telefon hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller informasjonen vi har om deg.

Våre kontaktopplysninger er vist nedenfor:

Våre kontaktdetaljer

Vår databeskyttelsesansvarliges kontaktinformasjon

BekreftSend

Canary Wharf,

London

E149AF

E-post: dpo@confirmsend.co

 

 

Trenger du ekstra hjelp?

Hvis du vil ha denne policyen i et annet format (for eksempel lyd, stor skrift, punktskrift), vennligst kontakt oss (se "Hvordan kontakte oss" ovenfor).