Zásady ochrany osobných údajov

 

Vaše súkromie berieme veľmi vážne. Pozorne si prečítajte tieto zásady ochrany osobných údajov, pretože obsahujú dôležité informácie o tom, kto sme a ako a prečo zhromažďujeme, uchovávame, používame a zdieľame vaše osobné údaje. Vysvetľuje tiež vaše práva v súvislosti s vašimi osobnými údajmi a ako kontaktovať nás alebo dozorné orgány v prípade, že máte sťažnosť.

 

Keď používame vaše osobné údaje, riadime sa všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), ktoré platí v celej Európskej únii (vrátane Spojeného kráľovstva), a ako „správca“ týchto osobných údajov nesieme zodpovednosť na účely GDPR. Naše používanie vašich osobných údajov podlieha vašim pokynom, GDPR, ďalším relevantným právnym predpisom Spojeného kráľovstva a EÚ a našej profesionálnej povinnosti mlčanlivosti. 

 

Kľúčové výrazy

 

My, my, naši

JPMIT/ConfirmSend

Náš úradník pre ochranu údajov

E-mail: dpo@confirmsend.co

Osobné údaje

Akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej osoby

Osobné údaje osobitnej kategórie

Osobné údaje odhaľujúce rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské presvedčenie, filozofické presvedčenie alebo členstvo v odboroch

Genetické a biometrické údaje

Údaje týkajúce sa zdravia, sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie

 

Osobné údaje, ktoré o vás zhromažďujeme

Poznámka: V žiadnom prípade nezhromažďujeme žiadne údaje, môžu sa však zmeniť. V tabuľke nižšie sú uvedené osobné údaje, ktoré môžeme zhromažďovať.

Osobné údaje, ktoré budeme zhromažďovať 

Osobné údaje, ktoré môžeme zhromažďovať

Vaše meno, adresa a telefónne číslo, emailová adresa

 

Podrobnosti o vašej profesionálnej online prítomnosti.

Tieto osobné údaje môžu byť potrebné, aby sme vám umožnili poskytovať našu službu. Ak nám neposkytnete osobné údaje, o ktoré vás žiadame, môže to spôsobiť oneskorenie alebo znemožnenie poskytovania služieb.

 

Ako sa zhromažďujú vaše osobné údaje

Väčšinu týchto informácií zhromažďujeme priamo od vás. Môžeme však zhromažďovať aj informácie: 

 

• z verejne prístupných zdrojov, napríklad Companies House alebo HM Land Registry;

• priamo od tretej strany, napr.

 

• poskytovatelia povinnej starostlivosti o klienta;

 

• od tretej strany s vaším súhlasom.

 

• prostredníctvom našich systémov informačných technológií (IT),

 

• automatizované monitorovanie našich webových stránok a iných technických systémov, ako sú naše počítačové siete a pripojenia, komunikačné systémy, e-mail a systémy okamžitých správ;

 

Ako a prečo používame vaše osobné údaje

Podľa zákona o ochrane údajov môžeme použiť vaše osobné údaje len vtedy, ak na to máme riadny dôvod, napríklad:

 

• dodržiavať naše zákonné a regulačné povinnosti;

• na plnenie našej zmluvy s vami alebo na vykonanie krokov na vašu žiadosť pred uzavretím zmluvy;

• pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany; alebo

• kde ste dali súhlas.

Oprávnený záujem je, keď máme obchodný alebo komerčný dôvod na použitie vašich údajov, pokiaľ to nie je prevažujúce nad vašimi vlastnými právami a záujmami.

Nižšie uvedená tabuľka vysvetľuje, na čo používame (spracúvame) vaše osobné údaje a dôvody, prečo tak robíme:

 

Na čo používame vaše osobné údaje

Naše dôvody

Poskytovať vám služby

Na plnenie našej zmluvy s vami alebo na vykonanie krokov na vašu žiadosť pred uzavretím zmluvy

Vykonávanie kontrol na identifikáciu našich klientov a overenie ich totožnosti

Preverovanie finančných a iných sankcií alebo embárg

Iné spracovanie potrebné na dodržanie odborných, právnych a regulačných povinností, ktoré sa vzťahujú na naše podnikanie, napríklad podľa nariadenia o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci alebo pravidiel vydaných naším profesionálnym regulátorom

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Zhromažďovanie a poskytovanie informácií požadovaných regulačnými orgánmi alebo súvisiacich s auditmi, vyšetrovaniami alebo vyšetrovaniami

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Zabezpečenie dodržiavania obchodných zásad, napríklad zásad týkajúcich sa bezpečnosti a používania internetu

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj aby sme sa uistili, že dodržiavame naše vlastné interné postupy

Prevádzkové dôvody, ako je zlepšenie efektívnosti, školenia a kontroly kvality

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, teda aby sme boli maximálne efektívni

Zabezpečenie dôvernosti obchodne citlivých informácií

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj na ochranu nášho duševného vlastníctva a iných komerčne cenných informácií

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Štatistické analýzy, ktoré nám pomôžu riadiť našu prax, napríklad vo vzťahu k našej finančnej výkonnosti, klientskej základni, typu práce alebo iným opatreniam efektívnosti

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, teda aby sme boli maximálne efektívni

Zabránenie neoprávnenému prístupu a úpravám systémov

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj predchádzať a odhaľovať trestnú činnosť, ktorá by mohla byť poškodená pre nás a pre vás

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Aktualizácia záznamov klientov

Na plnenie našej zmluvy s vami alebo na vykonanie krokov na vašu žiadosť pred uzavretím zmluvy

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, napríklad zabezpečenie toho, aby sme mohli byť v kontakte s našimi klientmi o existujúcich a nových službách

Zabezpečenie bezpečných pracovných postupov, administratívy a hodnotenia zamestnancov

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, napríklad aby sme sa uistili, že dodržiavame naše vlastné interné postupy

Marketing našich služieb:

—existujúci a bývalí klienti 

—tretie strany, ktoré už predtým prejavili záujem o naše služby

-tretie strany, s ktorými sme v minulosti nemali žiadne rokovania.

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj propagovať naše podnikanie existujúcim a bývalým klientom

Kontroly úverových referencií prostredníctvom externých agentúr úverových referencií

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj pre kontrolu kreditu a pre zaistenie toho, že naši klienti budú pravdepodobne schopní platiť za naše služby

Externé audity a kontroly kvality, napríklad audit našich účtov

Pre naše oprávnené záujmy alebo záujmy tretej strany, tj zachovať naše akreditácie, aby sme mohli preukázať, že fungujeme na najvyšších štandardoch

Aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti

Vyššie uvedená tabuľka sa nevzťahuje na osobné údaje osobitnej kategórie, ktoré budeme spracovávať len s vaším výslovným súhlasom.

 

Propagačná komunikácia

Vaše osobné údaje môžeme použiť na to, aby sme vám posielali aktualizácie e-mailom alebo uverejňovaním informácií o právnom vývoji, ktorý by vás mohol zaujímať, a/alebo informácií o našich službách vrátane akýchkoľvek nových služieb, ktoré môžeme ponúkať.

Máme oprávnený záujem spracúvať vaše osobné údaje na propagačné účely (pozri vyššie „Ako a prečo používame vaše osobné údaje“). To znamená, že zvyčajne nepotrebujeme váš súhlas, aby sme vám posielali propagačné oznámenia. Ak je však potrebný súhlas, požiadame o tento súhlas samostatne a jasne.

 

S vašimi osobnými údajmi budeme vždy zaobchádzať s maximálnou úctou a nikdy ich nebudeme zdieľať s inými organizáciami na marketingové účely.

Máte právo sa kedykoľvek odhlásiť z prijímania propagačných oznámení:

 

• kontaktujte nás prostredníctvom e-mailu nášho úradníka pre ochranu údajov: dpo@confirmsend.co.

• pomocou odkazu „zrušiť odber“.

 

Môžeme vás požiadať o potvrdenie alebo aktualizáciu vašich marketingových preferencií, ak nám v budúcnosti dáte pokyn na poskytovanie ďalších služieb alebo ak dôjde k zmenám v zákonoch, predpisoch alebo v štruktúre nášho podnikania.

 

S kým zdieľame vaše osobné údaje

Osobné údaje môžeme zdieľať s:

 

• naši poisťovatelia a makléri;

• externých audítorov, napríklad v súvislosti s auditom našich účtov;

• naša banka

• externí dodávatelia služieb, zástupcovia a zástupcovia, ktorých využívame na zefektívnenie nášho podnikania, napríklad prepisovacie služby, marketingové agentúry, porovnávanie dokumentov alebo dodávatelia analýz;

Našim poskytovateľom služieb umožňujeme nakladať s vašimi osobnými údajmi iba vtedy, ak sme presvedčení, že prijali primerané opatrenia na ochranu vašich osobných údajov. Poskytovateľom služieb tiež ukladáme zmluvné povinnosti týkajúce sa zaistenia, že môžu používať vaše osobné údaje iba na poskytovanie služieb nám a vám.

Môžeme zverejňovať a vymieňať si informácie s orgánmi činnými v trestnom konaní a regulačnými orgánmi, aby sme splnili naše zákonné a regulačné povinnosti. 

Môžeme tiež potrebovať zdieľať niektoré osobné údaje s inými stranami, ako sú potenciálni kupci niektorých alebo všetkých našich podnikov alebo počas reštrukturalizácie. Zvyčajne budú informácie anonymizované, ale nemusí to byť vždy možné. Príjemca informácií bude viazaný povinnosťou mlčanlivosti. 

Vaše osobné údaje nebudeme zdieľať so žiadnou inou treťou stranou.

 

Kde sa uchovávajú vaše osobné údaje

Ak uchovávame vaše údaje, informácie môžu byť uchovávané v našich kanceláriách, agentúrach tretích strán, poskytovateľoch služieb, zástupcom a agentom, ako je opísané vyššie (pozrite si „S kým zdieľame vaše osobné údaje“).

Niektoré z týchto tretích strán môžu mať sídlo mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ďalšie informácie vrátane toho, ako chránime vaše osobné údaje, keď k tomu dôjde, nájdete nižšie: „Prenos vašich osobných údajov z EHP“.

 

Ako dlho budú vaše osobné údaje uchovávané

Vaše osobné údaje budeme uchovávať nie dlhšie, ako je potrebné – v súlade so štandardnými zásadami uchovávania údajov. Urobíme tak z jedného z týchto dôvodov:

 

• odpovedať na akékoľvek otázky, sťažnosti alebo nároky vznesené vami alebo vo vašom mene;

• ukázať, že sme s vami zaobchádzali slušne;

• viesť záznamy, ktoré vyžaduje zákon.

Vaše údaje nebudeme uchovávať dlhšie, ako je potrebné na účely uvedené v týchto zásadách. Pre rôzne typy údajov platia rôzne doby uchovávania. Ďalšie podrobnosti sú k dispozícii v našom liste/podmienkach starostlivosti o klienta.

Keď už nebude potrebné uchovávať vaše osobné údaje, vymažeme ich alebo anonymizujeme.

 

Prenos vašich osobných údajov mimo EHP

Aby sme vám mohli poskytovať služby, je niekedy potrebné, aby sme vaše osobné údaje zdieľali mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), napríklad:

 

• s vašimi a našimi poskytovateľmi služieb so sídlom mimo EHP;

• ak máte sídlo mimo EHP;

Tieto prenosy podliehajú osobitným pravidlám podľa európskeho práva a zákona o ochrane údajov Spojeného kráľovstva.

 

Vaše práva

Máte nasledujúce práva, ktoré môžete uplatniť bezplatne:

 

Prístup

Právo na poskytnutie kópie vašich osobných údajov 

Rektifikácia

Právo požadovať od nás opravu chýb vo vašich osobných údajoch

Byť zabudnutý

Právo požadovať od nás vymazanie vašich osobných údajov – v určitých situáciách

Obmedzenie spracovania

Právo požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov – za určitých okolností, napríklad ak popierate presnosť údajov

Prenosnosť údajov

Právo získať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a/alebo preniesť tieto údaje tretej strane – v určitých situáciách

Namietať

Právo namietať:

— kedykoľvek sa vaše osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu (vrátane profilovania);

—v určitých iných situáciách k nášmu pokračujúcemu spracúvaniu vašich osobných údajov, napríklad spracúvanie vykonávané na účely našich oprávnených záujmov.

Nepodliehať automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu

Právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní (vrátane profilovania), ktoré má pre vás právne účinky alebo sa vás podobne významne dotýka

Ak chcete získať ďalšie informácie o každom z týchto práv, vrátane okolností, za ktorých sa uplatňujú, kontaktujte nás alebo si pozriteUsmernenie úradu britského komisára pre informácie (ICO) o právach jednotlivcov podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov.

Ak chcete uplatniť niektoré z týchto práv, prosím:

 

• vyplňte formulár žiadosti dotknutej osoby, ktorý je k dispozícii u nášho úradníka pre ochranu údajov

• e-mail, zavolajte alebo napíšte nášmu úradníkovi pre ochranu údajov – pozri nižšie: „Ako nás kontaktovať“; a

• poskytnite nám dostatok informácií na vašu identifikáciu [(napríklad vaše celé meno, adresa a referenčné číslo klienta alebo záležitosti)];

• dajte nám dôkaz vašej totožnosti a adresy (kópiu vášho vodičského preukazu alebo pasu a nedávny účet za služby alebo kreditnú kartu); a

• dajte nám vedieť, aké právo chcete uplatniť, a informácie, ktorých sa vaša žiadosť týka.

 

Udržiavanie vašich osobných údajov v bezpečí

Máme primerané bezpečnostné opatrenia, aby sme zabránili náhodnej strate osobných údajov, zneužitiu alebo nezákonnému prístupu k nim. Prístup k vašim osobným údajom obmedzujeme na tých, ktorí k nim skutočne potrebujú prístup. Osoby, ktoré spracúvajú vaše údaje, tak budú robiť len oprávneným spôsobom a podliehajú povinnosti mlčanlivosti.

Máme tiež zavedené postupy na riešenie akéhokoľvek podozrenia z narušenia bezpečnosti údajov. O podozrení na porušenie bezpečnosti údajov vás a každého príslušného regulátora upozorníme, ak to od nás vyžaduje zákon.

Ak chcete od Get Safe Online podrobné informácie o tom, ako chrániť svoje informácie a počítače a zariadenia pred podvodmi, krádežou identity, vírusmi a mnohými ďalšími online problémami, navštívtewww.getsafeonline.org. Služba Get Safe Online je podporovaná vládou Spojeného kráľovstva a poprednými spoločnosťami.

​

Zmeny týchto zásad ochrany osobných údajov

Tieto zásady ochrany osobných údajov boli zverejnené 02.01.2018

Tieto zásady ochrany osobných údajov môžeme z času na čas zmeniť, keď tak urobíme, budeme vás informovať e-mailom a upozornením na našej webovej stránke.

 

Ako nás kontaktovať

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa týchto zásad ochrany osobných údajov alebo informácií, ktoré o vás uchovávame, kontaktujte nás poštou, e-mailom alebo telefonicky.

Naše kontaktné údaje sú uvedené nižšie:

Naše kontaktné údaje

Kontaktné údaje nášho úradníka pre ochranu údajov

Potvrdiť Odoslať

Canary Wharf,

Londýn

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Ak by ste chceli tieto zásady v inom formáte (napríklad zvuk, veľké písmo, Braillovo písmo), kontaktujte nás (pozrite si časť „Ako nás kontaktovať“ vyššie).