Zásady ochrany osobních údajů

 

Vaše soukromí bereme velmi vážně. Přečtěte si prosím pozorně tyto zásady ochrany osobních údajů, protože obsahují důležité informace o tom, kdo jsme a jak a proč shromažďujeme, ukládáme, používáme a sdílíme vaše osobní údaje. Vysvětluje také vaše práva ve vztahu k vašim osobním údajům a jak nás nebo dozorové orgány kontaktovat v případě stížnosti.

 

Když používáme vaše osobní údaje, řídíme se obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), které platí v celé Evropské unii (včetně Spojeného království), a jsme odpovědní jako „správce“ těchto osobních údajů pro účely GDPR. Naše používání vašich osobních údajů podléhá vašim pokynům, nařízení GDPR, další relevantní legislativě Spojeného království a EU a naší profesionální povinnosti mlčenlivosti. 

 

Klíčové výrazy

 

My, my, naši

JPMIT/ConfirmSend

Náš pověřenec pro ochranu osobních údajů

E-mail: dpo@confirmsend.co

Osobní data

Jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné osoby

Osobní údaje zvláštní kategorie

Osobní údaje odhalující rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské přesvědčení, filozofické přesvědčení nebo členství v odborech

Genetická a biometrická data

Údaje týkající se zdraví, sexuálního života nebo sexuální orientace

 

Osobní údaje, které o vás shromažďujeme

Poznámka: Neshromažďujeme žádné údaje, ale mohou se změnit. Níže uvedená tabulka uvádí osobní údaje, které můžeme shromažďovat.

Osobní údaje, které budeme shromažďovat 

Osobní údaje, které můžeme shromažďovat

Vaše jméno, adresa a telefonní číslo, emailová adresa

 

Podrobnosti o vaší profesionální online přítomnosti.

Tyto osobní údaje mohou být vyžadovány, abychom vám umožnili poskytovat naši službu. Pokud neposkytnete osobní údaje, které požadujeme, může to zpozdit nebo znemožnit poskytování služeb vám.

 

Jak jsou vaše osobní údaje shromažďovány

Většinu těchto informací shromažďujeme přímo od vás. Můžeme však také shromažďovat informace: 

 

• z veřejně přístupných zdrojů, např. Companies House nebo HM Land Registry;

• přímo od třetí strany, například:

 

• poskytovatelé hloubkové kontroly klienta;

 

• od třetí strany s vaším souhlasem.

 

• prostřednictvím našich systémů informačních technologií (IT),

 

• automatizované monitorování našich webových stránek a dalších technických systémů, jako jsou naše počítačové sítě a připojení, komunikační systémy, e-mail a systémy pro rychlé zasílání zpráv;

 

Jak a proč používáme vaše osobní údaje

Podle zákona o ochraně osobních údajů můžeme vaše osobní údaje použít pouze v případě, že k tomu máme řádný důvod, například:

 

• dodržovat naše zákonné a regulační povinnosti;

• k plnění naší smlouvy s vámi nebo k provedení kroků na vaši žádost před uzavřením smlouvy;

• pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany; nebo

• kde jste dali souhlas.

Oprávněný zájem je, když máme obchodní nebo komerční důvod použít vaše informace, pokud to není převažováno vašimi vlastními právy a zájmy.

Níže uvedená tabulka vysvětluje, k čemu používáme (zpracováváme) vaše osobní údaje a důvody, proč tak činíme:

 

K čemu vaše osobní údaje používáme

Naše důvody

Abychom vám mohli poskytovat služby

Pro plnění naší smlouvy s vámi nebo pro provedení kroků na vaši žádost před uzavřením smlouvy

Provádění kontrol za účelem identifikace našich klientů a ověření jejich totožnosti

Prověřování finančních a jiných sankcí nebo embarg

Jiné zpracování nezbytné pro splnění profesních, právních a regulačních povinností, které se vztahují na naše podnikání, například podle nařízení o bezpečnosti a ochraně zdraví nebo pravidel vydaných naším profesionálním regulátorem

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Shromažďování a poskytování informací požadovaných nebo vztahujících se k auditům, dotazům nebo vyšetřováním ze strany regulačních orgánů

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Zajištění dodržování obchodních zásad, například zásad týkajících se bezpečnosti a používání internetu

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. abychom se ujistili, že dodržujeme naše vlastní interní postupy

Provozní důvody, jako je zlepšení efektivity, školení a kontrola kvality

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. abychom byli co nejefektivnější

Zajištění důvěrnosti obchodně citlivých informací

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. pro ochranu našeho duševního vlastnictví a dalších obchodně cenných informací

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Statistická analýza, která nám pomůže řídit naši praxi, například ve vztahu k naší finanční výkonnosti, klientské základně, typu práce nebo jiným měřítkům efektivity

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. abychom byli co nejefektivnější

Zabránění neoprávněnému přístupu a úpravám systémů

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. předcházet a odhalovat trestnou činnost, která by mohla být pro nás i pro vás škodlivá

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Aktualizace klientských záznamů

Pro plnění naší smlouvy s vámi nebo pro provedení kroků na vaši žádost před uzavřením smlouvy

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, například zajištění toho, abychom mohli být s našimi klienty v kontaktu o stávajících a nových službách

Zajištění bezpečných pracovních postupů, personální administrativy a hodnocení

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, například abychom se ujistili, že dodržujeme naše vlastní interní postupy

Marketing našich služeb:

—stávající a bývalí klienti 

—třetí strany, které již dříve projevily zájem o naše služby

-třetí strany, se kterými jsme neměli žádné předchozí jednání.

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. pro propagaci našeho podnikání u stávajících i bývalých klientů

Kontroly úvěrových referencí prostřednictvím externích referenčních agentur

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. pro kontrolu úvěru a pro zajištění toho, že naši klienti budou pravděpodobně schopni platit za naše služby

Externí audity a kontroly kvality, například audit našich účtů

Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany, tj. abychom zachovali naše akreditace, abychom mohli prokázat, že pracujeme na nejvyšších standardech

Abychom dodrželi naše zákonné a regulační povinnosti

Výše uvedená tabulka se nevztahuje na osobní údaje zvláštní kategorie, které budeme zpracovávat pouze s vaším výslovným souhlasem.

 

Propagační komunikace

Vaše osobní údaje můžeme použít k tomu, abychom vám e-mailem nebo poštou zasílali aktualizace týkající se právního vývoje, který by vás mohl zajímat, a/nebo informací o našich službách, včetně jakýchkoli nových služeb, které můžeme nabízet.

Máme oprávněný zájem zpracovávat vaše osobní údaje pro reklamní účely (viz výše „Jak a proč používáme vaše osobní údaje“). To znamená, že k zasílání propagačních sdělení obvykle nepotřebujeme váš souhlas. Pokud je však potřeba souhlas, požádáme o tento souhlas samostatně a jasně.

 

S vašimi osobními údaji budeme vždy zacházet s maximální úctou a nikdy je nesdílíme s jinými organizacemi pro marketingové účely.

Máte právo se kdykoli odhlásit z přijímání propagačních sdělení:

 

• kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu našeho pověřence pro ochranu osobních údajů: dpo@confirmsend.co.

• pomocí odkazu „odhlásit odběr“.

 

Můžeme vás požádat o potvrzení nebo aktualizaci vašich marketingových preferencí, pokud nám v budoucnu dáte pokyn k poskytování dalších služeb nebo pokud dojde ke změnám v zákonech, předpisech nebo struktuře našeho podnikání.

 

S kým sdílíme vaše osobní údaje

Osobní údaje můžeme sdílet s:

 

• naši pojistitelé a makléři;

• externí auditoři, například v souvislosti s auditem našich účtů;

• naše banka

• externí dodavatelé služeb, zástupci a zástupci, které využíváme k zefektivnění našeho podnikání, například služby psaní na stroji, marketingové agentury, dodavatelé shromažďování dokumentů nebo analýz;

Našim poskytovatelům služeb umožňujeme nakládat s vašimi osobními údaji pouze v případě, že jsme přesvědčeni, že přijali vhodná opatření k ochraně vašich osobních údajů. Poskytovatelům služeb také ukládáme smluvní povinnosti týkající se zajištění toho, aby mohli používat vaše osobní údaje pouze k poskytování služeb nám a vám.

Můžeme zveřejňovat a vyměňovat si informace s orgány činnými v trestním řízení a regulačními orgány, abychom splnili naše zákonné a regulační povinnosti. 

Můžeme také potřebovat sdílet některé osobní údaje s dalšími stranami, jako jsou potenciální kupci některých nebo všech našich podniků nebo během restrukturalizace. Obvykle budou informace anonymizovány, ale to nemusí být vždy možné. Příjemce informací bude vázán povinností mlčenlivosti. 

Vaše osobní údaje nebudeme sdílet s žádnou jinou třetí stranou.

 

Kde jsou uchovávány vaše osobní údaje

Pokud uchováváme vaše údaje, mohou být informace uchovávány v našich kancelářích, agenturách třetích stran, poskytovatelích služeb, zástupcích a agentech, jak je popsáno výše (viz „S kým sdílíme vaše osobní údaje“).

Některé z těchto třetích stran mohou mít sídlo mimo Evropský hospodářský prostor. Další informace, včetně toho, jak chráníme vaše osobní údaje, když k tomu dojde, naleznete níže: „Přenos vašich osobních údajů z EHP“.

 

Jak dlouho budou vaše osobní údaje uchovávány

Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nutné – v souladu se standardními zásadami uchovávání údajů. Učiníme tak z jednoho z těchto důvodů:

 

• reagovat na jakékoli dotazy, stížnosti nebo nároky vznesené vámi nebo vaším jménem;

• abychom ukázali, že jsme s vámi jednali spravedlivě;

• vést zákonem požadovanou evidenci.

Vaše údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účely stanovené v těchto zásadách. Pro různé typy údajů platí různé doby uchovávání. Další podrobnosti jsou k dispozici v našem dopise/podmínkách péče o klienty.

Když již nebude nutné uchovávat vaše osobní údaje, vymažeme je nebo je anonymizujeme.

 

Přenos vašich osobních údajů mimo EHP

Abychom vám mohli poskytovat služby, je někdy nutné, abychom vaše osobní údaje sdíleli mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), například:

 

• s vašimi a našimi poskytovateli služeb se sídlem mimo EHP;

• pokud sídlíte mimo EHP;

Tyto převody podléhají zvláštním pravidlům podle evropského a britského práva na ochranu údajů.

 

Vaše práva

Máte následující práva, která můžete uplatnit bezplatně:

 

Přístup

Právo na poskytnutí kopie vašich osobních údajů 

Rektifikace

Právo požadovat, abychom opravili případné chyby ve vašich osobních údajích

Být zapomenut

Právo požadovat, abychom vymazali vaše osobní údaje – v určitých situacích

Omezení zpracování

Právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů – za určitých okolností, například pokud popíráte přesnost údajů

Přenositelnost dat

Právo obdržet osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a/nebo předat tyto údaje třetí straně – v určitých situacích

Namítat

Právo vznést námitku:

– kdykoli vaše osobní údaje zpracovávané pro účely přímého marketingu (včetně profilování);

—v určitých jiných situacích k našemu dalšímu zpracování vašich osobních údajů, například zpracování prováděné za účelem našich oprávněných zájmů.

Nepodléhat automatizovanému individuálnímu rozhodování

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování (včetně profilování), které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýká

Pro další informace o každém z těchto práv, včetně okolností, za kterých se uplatňují, nás prosím kontaktujte nebo si prohlédnětePokyny úřadu britského komisaře pro informace (ICO) o právech jednotlivců podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Pokud chcete některé z těchto práv uplatnit, prosím:

 

• vyplňte formulář žádosti subjektu údajů – který je k dispozici u našeho pověřence pro ochranu osobních údajů

• e-mail, zavolejte nebo napište našemu pověřenci pro ochranu osobních údajů – viz níže: „Jak nás kontaktovat“; a

• dejte nám dostatek informací, abychom vás mohli identifikovat [(například vaše celé jméno, adresa a referenční číslo klienta nebo záležitosti)];

• dejte nám doklad o vaší totožnosti a adrese (kopii vašeho řidičského průkazu nebo pasu a nedávný účet za služby nebo kreditní kartu); a

• dejte nám vědět, jaké právo chcete uplatnit, a informace, kterých se vaše žádost týká.

 

Zabezpečení vašich osobních údajů

Máme vhodná bezpečnostní opatření, abychom zabránili náhodné ztrátě osobních údajů nebo jejich použití nebo nezákonnému přístupu. Omezujeme přístup k vašim osobním údajům na ty, kteří k nim mají skutečnou obchodní potřebu. Osoby zpracovávající vaše údaje tak budou činit pouze oprávněným způsobem a podléhají povinnosti mlčenlivosti.

Máme také zavedené postupy pro řešení jakéhokoli podezření na porušení zabezpečení dat. Oznámíme vám a všem příslušným regulačním orgánům podezření na porušení zabezpečení údajů, pokud to od nás vyžaduje zákon.

Pokud chcete od Get Safe Online podrobné informace o tom, jak chránit své informace a počítače a zařízení před podvody, krádežemi identity, viry a mnoha dalšími online problémy, navštivtewww.getsafeonline.org. Get Safe Online je podporován vládou HM a předními podniky.

​

Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů byly zveřejněny dne 02.01.2018

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času změnit, když tak učiníme, budeme vás informovat e-mailem a oznámením na našich webových stránkách.

 

Jak nás kontaktovat

Pokud máte nějaké dotazy ohledně těchto zásad ochrany osobních údajů nebo informací, které o vás uchováváme, kontaktujte nás prosím poštou, e-mailem nebo telefonicky.

Naše kontaktní údaje jsou uvedeny níže:

Naše kontaktní údaje

Kontaktní údaje našeho pověřence pro ochranu osobních údajů

Potvrďte Odeslat

Canary Wharf,

Londýn

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Potřebujete pomoc navíc?

Pokud byste chtěli tyto zásady v jiném formátu (například zvuk, velký tisk, Braillovo písmo), kontaktujte nás (viz „Jak nás kontaktovat“ výše).