Fortrolighedspolitik

 

Vi tager dit privatliv meget alvorligt. Læs venligst denne privatlivspolitik omhyggeligt, da den indeholder vigtige oplysninger om, hvem vi er, og hvordan og hvorfor vi indsamler, opbevarer, bruger og deler dine personlige data. Den forklarer også dine rettigheder i forhold til dine personoplysninger, og hvordan du kontakter os eller tilsynsmyndigheder, hvis du har en klage.

 

Når vi bruger dine personoplysninger, er vi reguleret i henhold til den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), som gælder i hele EU (inklusive i Storbritannien), og vi er ansvarlige som "kontrollant" af disse personoplysninger i henhold til GDPR. Vores brug af dine personlige data er underlagt dine instruktioner, GDPR, anden relevant britisk og EU-lovgivning og vores professionelle tavshedspligt. 

 

Nøglebegreber

 

Vi, os, vores

JPMIT/BekræftSend

Vores databeskyttelsesansvarlige

E-mail: dpo@confirmsend.co

Personlig data

Enhver information vedrørende en identificeret eller identificerbar person

Særlig kategori personoplysninger

Personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse overbevisninger, filosofiske overbevisninger eller fagforeningsmedlemskab

Genetiske og biometriske data

Data vedrørende sundhed, sexliv eller seksuel orientering

 

Personlige data, vi indsamler om dig

Bemærk: vi indsamler ingen data overhovedet, men dette kan ændres. Tabellen nedenfor angiver de personlige data, vi kan indsamle.

Personlige data vil vi indsamle 

Personlige data, vi kan indsamle

Dit navn, adresse og telefonnummer, e-mailadresse

 

Detaljer om din professionelle online tilstedeværelse.

Disse personlige data kan være nødvendige for at gøre det muligt for os at levere vores service til dig. Hvis du ikke afgiver personlige data, vi beder om, kan det forsinke eller forhindre os i at levere tjenester til dig.

 

Hvordan dine personlige data indsamles

Vi indsamler de fleste af disse oplysninger direkte fra dig. Vi kan dog også indsamle oplysninger: 

 

• fra offentligt tilgængelige kilder, for eksempel Companies House eller HM Land Registry;

• direkte fra en tredjepart, for eksempel:

 

• udbydere af kundedue diligence;

 

• fra en tredjepart med dit samtykke.

 

• via vores informationsteknologi (IT) systemer,

 

• automatiseret overvågning af vores websteder og andre tekniske systemer, såsom vores computernetværk og forbindelser, kommunikationssystemer, e-mail og instant messaging-systemer;

 

Hvordan og hvorfor vi bruger dine personlige data

I henhold til databeskyttelsesloven kan vi kun bruge dine personoplysninger, hvis vi har en behørig grund til at gøre det, for eksempel:

 

• at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser;

• for udførelsen af vores kontrakt med dig eller for at tage skridt på din anmodning, før du indgår en kontrakt;

• for vores eller en tredjeparts legitime interesser; eller

• hvor du har givet samtykke.

En legitim interesse er, når vi har en forretningsmæssig eller kommerciel grund til at bruge dine oplysninger, så længe dette ikke tilsidesættes af dine egne rettigheder og interesser.

Tabellen nedenfor forklarer, hvad vi bruger (behandler) dine personoplysninger til og vores grunde til at gøre det:

 

Hvad vi bruger dine personlige data til

Vores grunde

At levere tjenester til dig

Til opfyldelse af vores kontrakt med dig eller for at tage skridt på din anmodning, før du indgår en kontrakt

Udførelse af kontroller for at identificere vores kunder og verificere deres identitet

Screening for økonomiske og andre sanktioner eller embargoer

Anden behandling, der er nødvendig for at overholde faglige, juridiske og regulatoriske forpligtelser, der gælder for vores virksomhed, for eksempel i henhold til sundheds- og sikkerhedsforskrifter eller regler udstedt af vores professionelle regulator

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

Indsamling og tilvejebringelse af oplysninger, der kræves af eller i forbindelse med revisioner, forespørgsler eller undersøgelser foretaget af tilsynsorganer

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

Sikring af, at forretningspolitikker bliver overholdt, for eksempel politikker, der dækker sikkerhed og internetbrug

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for at sikre, at vi følger vores egne interne procedurer

Operationelle årsager, såsom forbedring af effektiviteten, uddannelse og kvalitetskontrol

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at være så effektive som vi kan

Sikring af fortroligheden af kommercielt følsomme oplysninger

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at beskytte vores intellektuelle ejendom og andre kommercielt værdifulde oplysninger

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

Statistisk analyse for at hjælpe os med at styre vores praksis, for eksempel i forhold til vores økonomiske resultater, kundebase, arbejdstype eller andre effektivitetsmål

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at være så effektive som vi kan

Forhindring af uautoriseret adgang og ændringer af systemer

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at forhindre og opdage kriminel aktivitet, der kan være skadelig for os og for dig

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

Opdatering af kundejournaler

Til opfyldelse af vores kontrakt med dig eller for at tage skridt på din anmodning, før du indgår en kontrakt

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, for eksempel at sikre, at vi kan holde kontakten med vores kunder om eksisterende og nye tjenester

Sikring af sikker arbejdspraksis, personaleadministration og vurderinger

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, for eksempel for at sikre, at vi følger vores egne interne procedurer

Markedsføring af vores tjenester til:

—eksisterende og tidligere klienter 

-tredjeparter, der tidligere har udtrykt interesse for vores tjenester

-tredjeparter, som vi ikke tidligere har haft kontakt med.

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at promovere vores forretning over for eksisterende og tidligere kunder

Kreditreferencekontrol via eksterne kreditoplysningsbureauer

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. for kreditkontrol og for at sikre, at vores kunder sandsynligvis vil være i stand til at betale for vores tjenester

Ekstern revision og kvalitetstjek, for eksempel revision af vores regnskaber

For vores eller en tredjeparts legitime interesser, dvs. at opretholde vores akkrediteringer, så vi kan demonstrere, at vi opererer efter de højeste standarder

For at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser

Ovenstående tabel gælder ikke for særlige kategorier af personoplysninger, som vi kun behandler med dit udtrykkelige samtykke.

 

Salgsfremmende kommunikation

Vi kan bruge dine personlige data til at sende dig opdateringer via e-mail eller post om juridiske udviklinger, der kan være af interesse for dig og/eller oplysninger om vores tjenester, herunder alle nye tjenester, som vi tilbyder.

Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger til salgsfremmende formål (se ovenfor 'Hvordan og hvorfor vi bruger dine personoplysninger'). Det betyder, at vi normalt ikke har brug for dit samtykke til at sende dig salgsfremmende meddelelser. Men hvor der er behov for samtykke, vil vi bede om dette samtykke separat og tydeligt.

 

Vi vil altid behandle dine personlige data med den største respekt og aldrig dele dem med andre organisationer til markedsføringsformål.

Du har til enhver tid ret til at fravælge at modtage salgsfremmende meddelelser ved at:

 

• kontakte os via vores databeskyttelsesansvarlige e-mail: dpo@confirmsend.co.

• ved at bruge linket 'afmeld'

 

Vi kan bede dig om at bekræfte eller opdatere dine markedsføringspræferencer, hvis du instruerer os i at levere yderligere tjenester i fremtiden, eller hvis der er ændringer i lovgivningen, reglerne eller strukturen af vores virksomhed.

 

Hvem vi deler dine personlige data med

Vi kan dele personlige data med:

 

• vores forsikringsselskaber og mæglere;

• eksterne revisorer, fx i forhold til revision af vores regnskaber;

• vores bank

• eksterne serviceleverandører, repræsentanter og agenter, som vi bruger til at gøre vores forretning mere effektiv, for eksempel maskinskrivningstjenester, marketingbureauer, dokumentindsamlings- eller analyseleverandører;

Vi tillader kun vores tjenesteudbydere at håndtere dine personlige data, hvis vi er overbevist om, at de træffer passende foranstaltninger for at beskytte dine personlige data. Vi pålægger også tjenesteudbydere kontraktlige forpligtelser i forhold til at sikre, at de kun kan bruge dine personoplysninger til at levere tjenester til os og dig.

Vi kan videregive og udveksle oplysninger med retshåndhævende myndigheder og tilsynsorganer for at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser. 

Vi skal muligvis også dele nogle personlige data med andre parter, såsom potentielle købere af en del af eller hele vores virksomhed eller under en omstrukturering. Normalt vil oplysninger blive anonymiseret, men det er ikke altid muligt. Modtageren af oplysningerne vil være bundet af tavshedspligt. 

Vi deler ikke dine personlige data med nogen anden tredjepart.

 

Hvor dine personlige data opbevares

Hvis vi opbevarer dine data, kan oplysninger opbevares på vores kontorer, tredjepartsbureauer, tjenesteudbydere, repræsentanter og agenter som beskrevet ovenfor (se 'Hvem vi deler dine personlige data med').

Nogle af disse tredjeparter kan være baseret uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. For mere information, herunder om hvordan vi beskytter dine personlige data, når dette sker, se nedenfor: 'Overførsel af dine personlige data ud af EØS'.

 

Hvor længe vil dine personlige data blive opbevaret

Vi opbevarer ikke dine personlige data længere end nødvendigt – i henhold til standardpolitik for dataopbevaring. Vi vil gøre det af en af disse grunde:

 

• at besvare eventuelle spørgsmål, klager eller krav fremsat af dig eller på dine vegne;

• at vise, at vi behandlede dig retfærdigt;

• at føre optegnelser påkrævet ved lov.

Vi vil ikke opbevare dine data i længere tid end nødvendigt til de formål, der er angivet i denne politik. Der gælder forskellige opbevaringsperioder for forskellige typer data. Yderligere oplysninger om dette er tilgængelige i vores kundeplejebrev/forretningsbetingelser.

Når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dine personlige data, sletter eller anonymiserer vi dem.

 

Overførsel af dine personlige data ud af EØS

For at levere tjenester til dig er det nogle gange nødvendigt for os at dele dine personoplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), for eksempel:

 

• med din og vores tjenesteudbydere uden for EØS;

• hvis du er baseret uden for EØS;

Disse overførsler er underlagt særlige regler under europæisk og britisk databeskyttelseslovgivning.

 

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder, som du kan udøve gratis:

 

Adgang

Retten til at få en kopi af dine personlige data 

Berigtigelse

Retten til at kræve, at vi retter eventuelle fejl i dine personoplysninger

At blive glemt

Retten til at kræve, at vi sletter dine personlige data – i visse situationer

Begrænsning af behandling

Retten til at kræve, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger – under visse omstændigheder, for eksempel hvis du bestrider oplysningernes nøjagtighed

Dataportabilitet

Retten til at modtage de personlige data, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og/eller overføre disse data til en tredjepart – i visse situationer

At gøre indsigelse

Retten til at gøre indsigelse:

- til enhver tid til at dine personlige data behandles til direkte markedsføring (herunder profilering);

– i visse andre situationer til vores fortsatte behandling af dine personoplysninger, for eksempel behandling udført med henblik på vores legitime interesser.

Ikke at være genstand for automatiseret individuel beslutningstagning

Retten til ikke at blive underlagt en afgørelse, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling (herunder profilering), som har retsvirkninger for dig eller tilsvarende påvirker dig væsentligt

For yderligere information om hver af disse rettigheder, herunder de omstændigheder, hvorunder de gælder, bedes du kontakte os eller seVejledning fra UK Information Commissioner's Office (ICO) om enkeltpersoners rettigheder i henhold til den generelle databeskyttelsesforordning.

Hvis du ønsker at udøve nogen af disse rettigheder, bedes du:

 

• udfyld en anmodningsformular for registrerede – tilgængelig fra vores databeskyttelsesansvarlige

• e-mail, ring eller skriv til vores databeskyttelsesansvarlige – se nedenfor: 'Sådan kontakter du os'; og

• lad os have nok oplysninger til at identificere dig [(f.eks. dit fulde navn, adresse og klient- eller sagsreferencenummer)];

• lad os få bevis for din identitet og adresse (en kopi af dit kørekort eller pas og en nylig forbrugs- eller kreditkortregning); og

• fortælle os, hvilken ret du ønsker at udøve og de oplysninger, som din anmodning vedrører.

 

Holder dine personlige data sikker

Vi har passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre, at personlige data ved et uheld går tabt, eller bruges eller tilgås ulovligt. Vi begrænser adgangen til dine personlige data til dem, der har et reelt forretningsbehov for at få adgang til dem. De, der behandler dine oplysninger, vil kun gøre det på en autoriseret måde og er underlagt tavshedspligt.

Vi har også procedurer på plads til at håndtere ethvert formodet datasikkerhedsbrud. Vi vil underrette dig og enhver relevant regulator om et formodet datasikkerhedsbrud, hvor vi er juridisk forpligtet til at gøre det.

Hvis du ønsker detaljerede oplysninger fra Get Safe Online om, hvordan du beskytter dine oplysninger og dine computere og enheder mod svindel, identitetstyveri, vira og mange andre onlineproblemer, så besøg venligstwww.getsafeonline.org. Get Safe Online er støttet af HM Government og førende virksomheder.

​

Ændringer i denne privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik blev offentliggjort den 02 01 2018

Vi kan ændre denne privatlivspolitik fra tid til anden, når vi gør det, vil vi informere dig via e-mail og ved meddelelse på vores hjemmeside.

 

Sådan kontakter du os

Kontakt os venligst via post, e-mail eller telefon, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller de oplysninger, vi har om dig.

Vores kontaktoplysninger er vist nedenfor:

Vores kontaktoplysninger

Vores databeskyttelsesansvarliges kontaktoplysninger

BekræftSend

Canary Wharf,

London

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Har du brug for ekstra hjælp?

Hvis du ønsker denne politik i et andet format (f.eks. lyd, stor skrift, braille), bedes du kontakte os (se 'Sådan kontakter du os' ovenfor).